Το Management στην επικοινωνία των στελεχών μιας επιχείρησης

Της Δόμνας Γκίνη, Project Manager

Επικοινωνία είναι η ανταλλαγή πληροφοριών, σκέψεων, ιδεών, συναισθημάτων μεταξύ δύο ή περισσότερων ατόμων. Χωρίζεται σε κατηγορίες: 1) καλής επικοινωνίας, όπου ο συνομιλητής κατανοεί το μήνυμά πλήρως, άσχετα με το αν συμφωνεί ή όχι, και 2) της κακής επικοινωνίας, όπου είμαστε υποχρεωμένοι να υποστούμε τις συνέπειες.
Για τις επιχειρήσεις, η επικοινωνία, θεωρείται ως, ο πιο κορυφαίος σύνδεσμος μεταξύ των διοικητικών στρωμάτων που οδηγεί στην επιτυχία. Θα πρέπει δηλαδή όλα τα στελέχη, όλων των επιπέδων, να λειτουργούν ως πομποί και δέκτες πληροφοριών χρήσιμων για την ανάπτυξη των κερδών της επιχείρησης και να χρησιμοποιούν με άνεση όλα τα μέσα επικοινωνίας που διαθέτει η οργάνωση τους.
Για να πετύχει τους στόχους της λοιπόν, μια επιχείρηση, θα πρέπει να διαθέτει ένα αποτελεσματικό σύστημα επικοινωνίας και η δε μεταβίβαση των πληροφοριών να γίνεται με μεγάλη ταχύτητα. Βέβαια αυτό επιτυγχάνεται μόνο με τα κατάλληλα "κανάλια" και τις σωστές διαδικασίες.
Για να Μανατζάρουμε την επικοινωνία θα πρέπει:
1) Τα στελέχη να έχουν την ικανότητα να μιλούν, να διαβάζουν, να ακούνε και να επιχειρηματολογούνε,
2) Να περνάνε το μήνυμα με απλό τρόπο χωρίς κωδικοποίηση όταν πρόκειται να απευθυνθούν σε άτομο με περιορισμένες και όχι εξειδικευμένες γνώσεις,
3) Να αποφεύγουν να επηρεάζονται από τον τρόπο σκέψη τους, ο οποίος προκαλεί λανθασμένη συμπεριφορά όταν έχουμε συνήθως προδιαμορφωμένες απόψεις για πολυάριθμα θέματα,
4) Να χρησιμοποιεί την γλώσσα του Σώματος για να κωδικοποιήσει ή για να αποκωδικοποιήσει το μήνυμα,
5) Να περιορίσουν εμπόδια όπως η έλλειψη προγραμματισμού, η διαστρεβλωμένη διάθεση, η δυσπιστία στην πηγή μηνύματος, η λανθασμένη αποκωδικοποίηση του μηνύματος κ.λ.π.
6) Να χρησιμοποιεί όλες τις μεθόδους και όλα τα μέσα συν του λόγου π.χ να χρησιμοποιεί την τεχνολογία,
Έτσι θα υπάρξει αποτελεσματική επικοινωνία.
Εδώ θα τονίσω πως η καλύτερη στρατηγική μιας "τέλειας" επικοινωνίας είναι η διαδικασία της επαναπληροφόρησης όπου αποτελεί τον τελικό κρίκο της και δίνει την δυνατότητα ελέγχου του βαθμού κατανόησης του μηνύματος από τον αποδέκτη καθώς επιστρέφει το μήνυμα.