Έκταση της διοίκησης της επιχείρησης και ιεραρχικά επίπεδα (Span of management)

Της Δόμνας Γκίνη, Project Manager

Όπως όλοι γνωρίζουμε οι επιχειρήσεις ¨αγωνίζονται¨ για να επιτύχουν τους στόχους τους, όπου θα πρέπει δηλαδή, να παρθούν αποφάσεις σχετικά με το ποιες εργασίες έχουν άμεση προτεραιότητα, ποια προσόντα θα πρέπει να διαθέτει ο εργαζόμενος καθώς και ποιος θα είναι ο βαθμός εξουσίας τους, μέσα από τα οποία απαιτείται να γίνει με λίγα λόγια ένας «καταμερισμός των εργασιών» ο οποίος και αποτελεί την βάση της οργάνωσης μιας επιχείρησης για να δημιουργηθούν «θέσεις εργασίας».
Η κάθε επιχείρηση είναι σε θέση να αποφασίζει πόσα ιεραρχικά επίπεδα μπορεί να διοικήσει αποτελεσματικά ένας προϊστάμενος, σύμφωνα με αυτό η έκταση της διοίκησης (span of management) έχει σχέση με την οριζόντια διάσταση της διοικητικής πυραμίδας. Η έκταση της διοίκησης (span of control): ορίζεται ως ο μέσος αριθμός των υφισταμένων για κάθε προϊστάμενο. Όσο μεγαλύτερη είναι η "έκταση της διοίκησης" τόσο δυσκολότερη και αναποτελεσματική είναι η διοίκηση και η εποπτεία.
Η δημιουργία των διαφόρων επιπέδων της διοικητικής Ιεραρχίας πρέπει να γίνεται με μεγάλη περίσκεψη, επειδή αυξάνει το κόστος της μισθοδοσίας, πράγμα που συμβαίνει σε πολλές ελληνικές επιχειρήσεις και οργανισμούς. Τα επίπεδα αυτά παίρνουν το σχήμα της πυραμίδα, τα οποία αποτελούν τους κρίκους στην αλυσίδα της εξουσίας, δηλαδή, την εξάρτηση μεταξύ προϊσταμένων και υφισταμένων. Για να είναι ολοκληρωμένη η οργάνωση, θα πρέπει να υπάρχει κάθετη και οριζόντιο σύνδεση των διαφόρων τμημάτων με τις απαραίτητες σχέσεις εξουσίας και επικοινωνίας, καθώς και ένα σύστημα πληροφόρησης.
Δεν υπάρχει αποτελεσματικός τρόπος διοίκησης που να μπορεί να εφαρμοστεί από όλες τις επιχειρήσεις, υπάρχουν όμως παράγοντες που επηρεάζουν την έκταση της διοικητικής ευθύνης (span of management) σε μια επιχείρηση ή οργανισμό και είναι οι εξής:
• Η νοοτροπία του επιχειρηματία/φορέα π.χ εάν επιχειρηματίας είναι συγκεντρωτικός τύπος τότε η πυραμίδα της Δ.Ι. θα είναι χαμηλή.
• Η φύση της εργασίας. Όσο απλή είναι η εργασία και όσο λιγότερη η συνεργασία τόσο περισσότερους υφιστάμενους μπορεί να διοικήσει ένα διοικητικό στέλεχος.
• Η προσωπικότητα του διοικητικού στελέχους (ανάλογα με τις δυνατότητες – ικανότητες τους).
• Οι ικανότητες των διοικητικών στελεχών ( Έμπειρο – εκπαιδευμένο στέλεχος).
• Οι ικανότητες των υφισταμένων. Να λύσουν άμεσα κάθε πιθανά προβλήματα της επιχείρησης και
• Ο χρόνος.
Όλοι οι παραπάνω παράγοντες συμβάλλουν στο να γίνει καλύτερη και αποδοτικότερη μία επιχείρηση αλλά παράλληλα αποτελούν και πηγαίο κίνδυνο για την αποτυχία της. Ωστόσο το span management στις μέρες μας έχει εκλείψει μιας και τα κριτήρια επιλογής προσωπικού ή ακόμη και ο καθορισμός των υφισταμένων γίνεται λάθος αφού οι επιχειρήσεις δεν έχουν σταθερά standard (πρότυπα).